Download AnydeskTag für Tag führen Mitarbeiter in Unternehmen standardisierte Aufgaben nach festen Routinen durch. Diese Arbeitsabläufe werden auch als Workflow bezeichnet. Mit Hilfe eines effizienten Workflowmanagement-Systems können diese etablierten Prozesse optimiert und kontinuierlich verbessert werden.
Alles im Fluss: Wie Sie Ihren Workflow kontinuierlich verbessern!
Ein gängiges Beispiel für einen solchen Arbeitsablauf ist die Reisekostenabrechnung. Sie dürfte in den meisten Unternehmen ähnlich ablaufen. Der Mitarbeiter erfasst die Reisekosten und übermittelt den Antrag auf Erstattung an den Vorgesetzten. Dieser erteilt, wenn alle Formalien eingehalten wurden, die Freigabe. Daraufhin wird ein Reisekostenbeleg erstellt. Dieser geht an die Personalabteilung und der Betrag wird überwiesen. Der Workflow läuft also nach einem festen Schema ab. Alle Stellen wissen was zu tun ist, dadurch passieren weniger Fehler im Ablauf und die Effizienz ist hoch.
Dennoch kann der Arbeitsprozess mit einem ERP-System beziehungsweise einer abteilungsübergreifenden Software wie myfactory noch optimiert werden. In diesem Fall könnte der Mitarbeiter seine Ausgaben bereits während der Reise mittels einer App erfassen. Das System überprüft dann die Reisekostenabrechnung und leitet diese dann an die Personalabteilung und die Buchhaltung, wo automatisch eine Auszahlung an den Mitarbeiter ausgelöst wird. Alle Beteiligten sparen dadurch Zeit und es muss nur noch eingegriffen werden, wenn das System Unstimmigkeiten erkennt.
Zentrale, digitale Workflows lassen sich überall einsetzen, wo Arbeitsabläufe fest definiert werden können: in der Logistik, bei Ticketsystemen, bei der smarten Wartung und sogar im Marketing – um nur ein paar Beispiele zu nennen. Workflowmanagement-Systeme ermöglichen es Vorgesetzten und Projektmanagern jederzeit alle laufenden Arbeitsprozesse einzusehen. So kann auf Engpässe und anderweitige Probleme direkt reagiert werden. Je komplexer oder dynamischer Arbeitsprozesse sind, desto mehr Potenzial bietet eine Softwarelösung.
Workflowmanagement lässt sich optimal in ein ERP-System integrieren, wodurch ein abteilungsübergreifender Datentransfer mit allen Funktionsmöglichkeiten der ERP-Software möglich wird. Es empfiehlt sich außerdem Workflow- und Business Process Management miteinander zu verbinden, denn das Workflowmanagement kann als ein wichtiger Teilbereich des Business Process Managements angesehen werden. Beim Business Process Management steht im Fokus, was überhaupt alles zu tun ist, Details bleiben hingegen außen vor. Das Workflowmanagement beschäftigt sich genau mit diesen Feinheiten, damit die Arbeitsabläufe auch wirklich reibungslos funktionieren und baut idealerweise auf dem Business Process Managemant auf.
Fazit
Ein Workflowmanagement-System optimiert Arbeitsprozesse beständig. Der Arbeitsaufwand wird verringert und die Transparenz erhöht. Es kommt seltener zu Fehlern und Unternehmen können damit ihre Effizienz erhöhen. Steigern lässt sich dies noch mit einer Softwarelösung, bei der Workflow- und Business Process Management miteinander verbunden werden.
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