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Was versteht man unter dem Begriff Digitalisierung?

Ursprünglich bedeutete Digitalisierung die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Aus geschriebenen Texten wurden Textdateien, aus Musik von Kassetten wurden Musikdateien und aus Dias wurden Bilddateien.

Digitalisierung umgibt uns überall, für nahezu jeden Lebensbereich lassen sich dafür passende Beispiele finden: Im eigenen Garten dreht der per Smartphone gesteuerte Rasenmähroboter seine Runden, die Tageszeitung wird am Frühstückstisch bequem per App gelesen, durch Online-Banking ist der Weg zur Bank schon sehr lange her und das nächste Ferienziel kann direkt vom Sofa aus gebucht werden. Diese allumfassende Betrachtung wird  als "Digitale Transformation" oder auch "Digitale Revolution" bezeichnet - alltägliche Gewohnheiten wurden oder werden digital transformiert bzw. revolutioniert.

Dabei ist nicht die verwendete Technologie (z.B. BigData, das Internet oder die Cloud) der Auslöser für Digitalisierung, diese dient lediglich als Unterstützer bei unserer Bestrebung nach Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit von Prozessen und Produkten. Viel wichtiger ist es die Perspektive Ihres Kunden, Ihres Lieferanten oder Ihrer Mitarbeiter einzunehmen, um deren Wünsche und Bedürfnisse in den Mittelpunkt der Betrachtung zu stellen.

Diese ökonomische Sicht auf Digitalisierung bedeutet für Ihre Unternehmung einen Perspektivwechsel - von der Fokussierung auf das Produkt hin zur Konzentration auf den Kunden.

Welchen Mehrwert kann Digitalisierung für Ihr Unternehmen bringen?

Digitalisierung muss vor allem einen Mehrwert für Ihre Unternehmung und Ihre Kunden mit sich bringen. Ist der gewinnbringende Nutzen in einem Prozess oder einem Produkt nicht erkennbar, so lohnt sich die Beschäftigung damit auch nicht.

Nicht zu unterschätzen ist zudem die Veränderung der Ansprüche und Erwartungen Ihrer Kunden mit fortschreitender Digitalisierung. Die Kunden von heute sind vernetzt, gut informiert und erwarten beispielsweise:

• schnelle Reaktionen auf Anfragen
• aktuelle Statusmitteilungen zu Bearbeitungsständen
• zuverlässigen Service
• umfassende Beratung sowie individuelle Lösungen
• verbindliche Liefertermine

Sehen Sie diese Ansprüche und Erwartungen als Herausforderung für Ihre Unternehmung und formen Sie daraus einen Wettbewerbsvorteil. Die Digitalisierung bringt viele Chancen für kleine und mittelständische Unternehmen mit sich:

• effizientere Abläufe durch automatisierte Prozesse (z.B. Freigabeverfahren, Rechnungslegungsprozesse und Forderungsmanagement)
• Kostenreduktion durch die Einsparung von Platz und Papier
• Verbesserter Kundenservice durch die konsequente Erfassung von Kundendaten und deren Wünschen
• zentral verfügbare Daten durch Cloudtechnologien - wichtige Informationen stehen auf Knopfruck überall und zu jederzeit zur Verfügung
• Identifizierung neuer Geschäftsmodelle durch die Analyse der bisherigen Prozesse
• Schaffung komplett neuer Strukturen in der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Auftragnehmer

Es ist also entscheidend das Verhalten seiner Kunden zu verstehen. Das nächste Angebot eines Mitbewerbers, welches die Zusammenarbeit effizienter oder qualitativ hochwertiger gestaltet, ist oftmals nur ein Mausklick im Internet entfernt.

Was sollten KMU bei der Erstellung einer Digitalisierungsstrategie beachten?

Grundsätzlich beantwortet eine Digitalisierungsstrategie die Frage, wie das aktuelle Geschäftsmodell Ihrer Unternehmung in ein digitales Geschäftsmodell überführt werden kann. Immer verbunden mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum der Unternehmung zu fördern.

Aber wie geht man nun konkret vor, wenn man sein Unternehmen digitalisieren möchte?

Die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie kann in drei Schritten erfolgen. Doch einen Punkt sollten Sie von Anfang an beachten: gehen Sie behutsam vor! Digitalisierungsprojekte bringen immer eine Änderung in der Aufbau- und Ablauforganisation mit sich.

1. Schritt - Analyse der Ausgangssituation

In einem ersten Schritt sollten Sie zunächst die Geschäftsabläufe Ihrer Unternehmung genauer unter die Lupe nehmen. Diese detaillierte Betrachtung der einzelnen Prozessschritte liefert Ihnen im Ergebnis eine gute Ausgangsbasis, um Entscheidungen auf Grundlage von objektiven Kriterien zu treffen. Achten Sie dabei ganz gezielt auf Optimierungspotential beziehungsweise Ansätze zur Automatisierung. An welchen Punkte kann innerhalb der Wertschöpfungskette angeknüpft werden, um die Digitalisierung voranzutreiben?

Berücksichtigen Sie bei der Durchführung der Analyse die folgenden Aspekte:

• Stellen Sie immer den Mehrwert einer Veränderung in den Vordergrund
• Analysieren Sie auch die zugrunde liegenden Daten der einzelnen Prozesse
• Berücksichtigen Sie die digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter
• Beziehen Sie eventuell externe Berater, also externes Know-How, mit ein
• Nutzen Sie auch das Feedback von Ihren Kunden und Partnern

Als Ergebnis sollten Sie mindestens eine Prozesslandkarte erstellt haben, aus welcher die möglichen Potentiale ersichtlich werden. Man spricht hier auch von einer digitalen Roadmap.

2. Schritt - Ideen entwickeln und Chancen für Innovationen ausloten

Ist die Ausgangssituation analysiert, sollten nun in einem zweiten Schritt die herausgearbeiteten Potentiale hinsichtlich der digitalen Transformation untersucht werden. Auf Grundlage der gesammelten Daten aus der Analysephase lassen sich Ideen entwickeln, welche Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen oder auch ergänzen. Denken Sie auch daran Ihre Mitarbeiter frühzeitig mit einzubinden, so bereichern Sie den Ideengenerierungsprozess mit völlig neuen Perspektiven.

Dazu können folgende Fragestellungen hilfreich sein:

• Welche Fähigkeiten benötigt Ihr Unternehmen morgen?
• Wie werden Technologien wie die Cloud oder auch Big Data Ihr Geschäftsmodell verändern?
• Lohnt sich gegebenenfalls die Investition in eine digitale Plattform, auf welcher sie Ihre Kunden näher an sich binden können?
• Wie könnte das bestehende Geschäftsmodell um digitale Services erweitert werden?
• Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen werden dafür benötigt?
• Welche Hard- und Software muss möglicherweise angeschafft oder angemietet werden?

Als Ergebnis sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team den zukünftigen Soll-Zustand der Prozesse entwickelt haben, um daraus die Ziele für das bevorstehende Digitalisierungsprojekt ableiten zu können.

Tipp im Hinblick auf eine Prozessautomatisierung:

Eine Digitalisierung lohnt sich oftmals bei Prozessen, die sehr häufig im Unternehmensalltag vorkommen und sich zum größten Teil standardisieren lassen. Denken Sie beispielsweise an Fristüberwachungen im Mahnwesen, an die Vorsortierung von Vorgängen auf Basis von Entscheidungsregeln oder das Verbuchen von Rechnungseingängen. Gelingt es diese Prozesse zu automatisieren, haben Ihre Mitarbeiter im Ergebnis wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Zeit für die Tätigkeiten, für die sie eingestellt wurden und ein hohes Maß an Kompetenz und Erfahrung erforderlich sind.

3. Schritt - Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie

Als Ergebnis des zweiten Schrittes verfügen Sie nun über zahlreiche Ideen für neue digitale Prozesse, Leistungen oder sogar Produkte.

Nun geht es an die Formulierung der Digitalisierungsstrategie, welche festlegt, in welcher Reihenfolge und nach welchem Zeitplan die gesteckten Ziele umgesetzt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, das sämtliche Digitalisierungsmaßnahmen aufeinander abgestimmt sind und ineinandergreifen. So vermeiden Sie die Entstehung von Insellösungen, was im schlimmsten Fall dazu führt, dass Informationen und Daten für die verschiedenen Prozesse mehrere Male im System erfasst werden müssen.

Steht die Digitalisierungsstrategie fest, sollten Sie diese nun auch an Ihre Mitarbeiter weitergegeben, so dass diese wieder so früh wie möglich mit in Ihr unternehmenseigenes Digitalisierungsprojekt einbezogen werden. Eine aktive Kommunikation kann an dieser Stelle zusätzlich hilfreich sein, da im hektischen Alltagsgeschäft sicherlich nicht jede Person die Zeit findet Ihr Konzept zu lesen.

Tipp zur Beschleunigung der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen:

Um die digitale Transformation in Ihrer Unternehmung ins Rollen zu bekommen, lohnt sich oftmals die Investition in ein Leuchtturmprojekt. Ein Leuchtturmprojekt ist ein klar abgegrenztes Projekt, welches schnell die ersten Erfolge bringt. Bei der Umsetzung eines solchen Vorhabens können das Unternehmen und seine Mitarbeiter sehr schnell den Nutzen von Digitalisierung für das Unternehmen erkennen. 

Beispiele erfolgreicher Digitalisierungsprojekte von KMU

Papierloses Büro

Einen sehr guten Einstieg in die digitale Transformation bietet der Umstieg hin zum papierlosen Büro. Das Ziel sollte es sein, alle unternehmensrelevanten Dokumente digital zur Verfügung zu stellen, so dass diese zentral verwaltet werden können und darüber Ihren Mitarbeitern zugänglich gemacht werden können. Neben dem Vorteil bei der Senkung der Druckkosten, spart man vor allem Zeit bei der Suche nach dem richtigen Dokument und tut ganz nebenbei noch etwas Gutes für die Umwelt.

Für einen reibungslosen Ablauf müssen natürlich die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen werden. Denken Sie dabei beispielsweise an entsprechende Hard- (z.B. Scanner) und Software (z.B. ein ERP-System mit integrierten Dokumentenverwaltung) sowie deren Einrichtung in Bezug auf die Anlage von Ordnerstrukturen und Zugriffsrechten.

Steht bei der Neuanschaffung von Software gegebenenfalls auch ein Wechsel des ERP-Systems an, achten Sie auch auf die Möglichkeiten der Automatisierung. Zum Beispiel können Rechnungen, welche per Mail eingehen oder eingescannt wurden, automatisch dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet werden und nach Zahlungsfreigabe direkt an das Online-Banking Programm zur Überweisung übergeben werden.

Mobiler Zugriff für Servicemitarbeiter

Ein weiteres positives Beispiel für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen bringt die Nutzung von cloudbasierten ERP-Systemen mit sich. Der Online-Zugriff auf die Unternehmenssoftware von jedem beliebigen Standort aus, eröffnet vor allem Ihrem Außendienst vollkommen neue Möglichkeiten. Durch das Vorhandensein der Unternehmensdaten in Echtzeit kann die Digitalisierung unter anderem in den Bereichen Vertrieb, Home Office und Service einen echten Vorteil bieten.

Wie die Unterstützung eines Servicemitarbeiters konkret aussehen kann, soll dass folgende Einsatzszenario veranschaulichen. Die Aufgaben dieses Servicemitarbeiters sind vielfältig und können beispielsweise die Auslieferung von Ware, die Erbringung von Wartungsarbeiten oder die Installation von Anlagen oder Geräten beinhalten.

Zunächst legt ein Sachbearbeiter den Serviceauftrag in Ihrem ERP-System an. Daraufhin fährt der Servicemitarbeiter mit dem notwendigen Material zu Ihrem Kunden. Nach Durchführung aller Tätigkeiten erfasst Ihr Mitarbeiter über die mobile Service-Anwendung Ihres ERP-Systems den Serviceauftrag, verbucht die verbrauchten Materialien und erfasst die Arbeits- und Fahrzeiten. Mit Abschluss des Serviceauftrags erzeugt der Servicemitarbeiter mithilfe der mobilen Anwendung einen Servicebericht mit entsprechenden Fotos als Nachweis und lässt Ihren Kunden per digitaler Unterschrift den Einsatz bestätigen. Der Servicebericht steht Ihrer Verwaltung direkt in Echtzeit mit allen Daten zur  Verfügung, sodass zeitnah der Auftrag mit Stellen der Rechnung abgeschlossen werden kann.

Fazit

Digitalisierung bietet auch für kleine und mittelständische Unternehmen enorm viel Potential, vor allem in Bezug auf die Einsparung von Zeit und Kosten. Aber es ist auch ein sehr komplexes Thema, bei welchem man schnell den Überblick verlieren kann beziehungsweise sich im Detail verliert. Eine sorgfältige Vorbereitung und das frühe Einbinden Ihres Teams bilden die Grundvoraussetzung für die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie. Kleinere Leuchtturmprojekte bieten die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter von Ihren Digitalisierungsvorhaben zu überzeugen, sodass die digitale Transformation auch in Ihrem Unternehmen Fahrt aufnimmt.

Benötigen Sie kompetente Unterstützung bei der Erarbeitung Ihrer Digitalisierungsstrategie? Kommen Sie auf uns zu, wir stellen unser Wissen gern zur Verfügung.