Download AnydeskJedes Unternehmen muss eine Vielzahl von Dokumenten verwalten. Dabei werden die Papierarchive schnell immer größer und die Arbeit mit den Akten ist umständlich, zeitaufwändig und für die Mitarbeiter oft frustrierend. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) minimiert den bürokratischen Aufwand deutlich und bietet viele weitere Vorteile.
Dokumentenmanagementsystem – Auf in ein neues Zeitalter des Arbeitens!
Studien kommen zu dem Ergebnis, dass beim manuellen Dokumentenmanagement 40 bis 60 Prozent der Arbeitszeit verloren gehen. Schon die Suche nach einem einzigen Dokument dauert durchschnittlich fast 20 Minuten. Sind Papiere falsch abgeheftet worden, bleiben sie oft unauffindbar. Oder es finden sich mehrere Dokumente, aber es ist unklar, welches aktuell ist. Es ist daher nicht überraschend, dass viele Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagement in ihrem Unternehmen unzufrieden sind.
Die herkömmliche Verwaltung der Dokumente verursacht außerdem Kosten für Papier, Drucker und die Lagerung der sich anhäufenden Akten. Auch der Umweltaspekt spielt zunehmend eine Rolle. Für die Papierherstellung werden viele wertvolle Ressourcen benötigt. Ein papierloses Büro trägt zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes bei und verbessert die Umweltbilanz des Unternehmens.
Von einer digitalen Lösung zur Verwaltung von Dokumenten profitieren sowohl Unternehmer als auch Mitarbeiter. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten. Mit einem Klick lässt sich nun auf Anhieb genau das Richtige finden. Das DMS kann aber noch mehr. Es steuert Workflows. Es berücksichtigt Datenschutz-, Sicherheits- und Revisionsanforderungen und hilft gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten einzuhalten. Und es ermöglicht von überall und zu jeder Zeit den Zugriff auf Dokumente. Mobiles Arbeiten beziehungsweise das Arbeiten aus dem Homeoffice werden so erleichtert. Auch für Unternehmen mit verschiedenen nationalen und internationalen Standorten dürfte dies von Interesse sein. Das DMS verbessert außerdem die interne Kommunikation durch einen optimaleren Informationsaustausch.
Auf dem Weg zur Digitalisierung ist das Dokumentenmanagementsystem ein guter erster Schritt. Im DMS erfasste Dokumente stehen dem ERP-Systemen zur Verfügung. Die Integration erleichtert das abteilungsübergreifende Arbeiten. Prozesse wie Freigaben können optimiert und automatisiert werden. Myfactory bietet Schnittstellen rund um DMS, die individuell zum Unternehmen passen. Und das wird sogar bezuschusst! Der Staat fördert Digitalisierungsvorhaben im Sinne der Nachhaltigkeit. Mit dem Förderprogramm „Digital Jetzt“ unterstützt das Bundeswirtschaftsministerium zum Beispiel kleinere und mittelgroße Unternehmen.
Fazit
Mit einem DMS wird das Arbeiten mit Dokumenten deutlich effizienter – egal welche Größe das Unternehmen hat. Es ist eine echte Erleichterung für die Mitarbeiter und schafft die Grundlage für neue, flexiblere Formen des Arbeitens. Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein sinnvoller Schritt in Richtung Digitalisierung und wird vom Staat finanziell unterstützt.
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