Durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsmodellen und Prozessen sind Unternehmen auf die Verwendung geeigneter Unternehmenssoftware angewiesen. Gerade der Einsatz von ERP-Systemen verspricht viel Potenzial zur Optimierung von Geschäftsprozessen, beispielweise durch die Implementierung von Workflows (Workflow = Abfolge von Aktivitäten, die IT-unterstützt oder automatisch ablaufen können). Mittlerweile entscheiden sich u.a. aus diesem Grund immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) für den Einsatz einer ERP-Software.
Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts bildet dabei den ersten Meilenstein auf dem Weg zur Einführung eines solchen Systems und setzt zugleich den Grundstein für eine erfolgreiche Anbieterauswahl. Viele Unternehmer und Entscheider stellen sich jedoch häufig die Frage, welche Informationen in ein solches Lastenheft hineingehören. Wo liegt das Optimum zwischen einer nicht priorisierten Wunschliste und einem Lastenheft, welches durch einen zu hohen Detaillierungsgrad, ebenso unrealistisch erscheinen kann.
Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie ein ausführliches ERP-Lastenheft mit vertretbaren Aufwand erstellen können.
Was ist ein ERP-Lastenheft und wie unterscheidet es sich um Pflichtenheft?
Ein ERP-Lastenheft beinhaltet alle strategischen und fachbereichsspezifischen Anforderungen eines Unternehmens an ein ERP-System und wird durch den Auftraggeber erstellt. Die Anforderungen sollten möglichst genau formuliert und in einen Zusammenhang zu Ihren Prozessen gebracht werden. Je genauer die Spezifikationen ausgearbeitet sind, desto weniger Spielraum bleibt für Missverständnisse.
Ein Lastenheft beschreibt grundsätzlich das "Was" und zeigt damit auf, welche Funktionen und Eigenschaften ein ERP-System erfüllen soll. Es wird den ERP-Anbietern zur Verfügung gestellt, welche für Ihre Unternehmung interessant sind und unterstützt damit Ihren Entscheidungsprozess. Das Lastenheft fungiert dabei als Leitfaden für die Anbieter, um beispielweise während einer Präsentation spezifisch auf Ihr Vorhaben einzugehen.
Im Rahmen eines Vorprojekts, oder auch Analyse-Workshops, werden die Prozesse und Anforderungen aus dem Lastenheft dann gemeinsam mit dem ausgewählten ERP-Anbieter unter die Lupe genommen. Im Ergebnis entsteht ein Pflichtenheft, welches das "Wie" beschreibt und damit aufzeigt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft systemseitig abgebildet werden können. Das Pflichtenheft wird vom ERP-Anbieter erstellt, bildet eine fundierte Bewertungsgrundlage der beschriebenen Leistungen und ist rechtlich verbindlich.
Wichtige Überlegungen
Eine strukturierte Vorgehensweise ist wichtig. Bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung des ERP-Lastenhefts beginnen, sollten Sie die folgenden Fragen für sich beantworten können:
- Wofür benötigt Ihr Unternehmen ein ERP-System?
- Welche strategischen Ziele werden mit der Einführung einer solchen Unternehmenssoftware verfolgt?
- Welche Prozesse gilt es zu optimieren?
Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht nur die derzeitigen Bedingungen in die Beantwortung der Fragen einfließen sollten, sondern auch die zukünftigen Herausforderungen. Gerade im Hinblick auf Digitalisierung sollten Überlegungen einfließen, wie Ihre Unternehmung sich zu diesen Themen positioniert. Als Ergebnis dieser Phase sind die Prozesse, die Strategie und die Ziele, zu welchen ein ERP-System positiv beitragen kann, festgehalten.
Häufige Fehler
Folgende Punkte sollten Sie bei der Erstellung eines ERP-Lastenhefts beachten:
Lösungsneutrale Beschreibung der Anforderungen
Die Lastenhefterstellung sollte unbedingt lösungsneutral erfolgen. Die Lösung für eine konkrete Anforderung sollte durch den Anbieter des Systems entwickelt werden. In das Lastenheft gehören keine Beschreibungen des "Wie", sondern des "Was" und "Warum".
Fokussierung auf Prozessoptimierung
Die Anforderungen an ein neues ERP-System sollten nicht uneingeschränkt auf Basis der bestehenden Prozesse formuliert werden. So besteht die Gefahr, dass eigentlich unerwünschte Altlasten mit in das neue System überführt werden und dadurch keine Verbesserung eintreten wird. Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems werden Prozesse oftmals überarbeitet und neu strukturiert. Es ist deshalb ratsam, problembehaftete Prozesse genauer zu analysieren und idealtypisch (Soll-Prozess) zu beschreiben. In einem zweiten Schritt lassen sich dann auch die benötigen Anforderungen ableiten.
Einbeziehung der Fachabteilungen
Ausgewählte Mitarbeiter von Beginn an in die ERP-Auswahl mit einzubeziehen, ist sicherlich von Vorteil. Zumal Ihre Mitarbeiter die Personen sind, welche in Zukunft täglich mit dem neuen ERP-System arbeiten werden. Um die Entstehung eines umfangreichen Wunschzettels und somit das entstehende Chaos an Anforderungen dennoch zu vermeiden, sollte unbedingt eine Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Anforderungen vorgenommen werden. Sind die Informationen aus allen Bereichen gesammelt, kann abschließend eine Gesamtbetrachtung der Anforderungen vorgenommen werden.
Erstellung ERP-Lastenheft als Grundlage für Ihren Projekterfolg
Die wesentliche Herausforderung bei der Erstellung eines Lastenhefts besteht darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Werden beispielsweise alle Selbstverständlichkeiten in einem Lastenheft beschrieben, führt das zu einem Arbeitsaufwand, welcher nicht im Verhältnis zum Nutzen steht. Zwischen zu viel und zu wenig Informationen besteht oft nur ein schmaler Grat. Zu oberflächliche Beschreibungen führen zu vielen Rückfragen, zu detaillierte Ausführungen lassen sich von den Anbietern kaum umsetzen.
Die folgende Punkte sollten in Ihrem Lastenheft nicht fehlen:
1. Beschreibung des Unternehmens
Beginnen sollten Sie immer mit einer Kurzvorstellung Ihres Unternehmens. So können sich die ERP-Anbieter ein besseres Bild von Ihrer individuellen Unternehmenssituation machen.
Zu einer Unternehmensbeschreibung gehören:
- Name und Rechtsform
- Branche
- Unternehmensstruktur
- Geschäftsmodell
- Wachstumsprognosen
- Anzahl der MitarbeiterInnen
- Interne Ansprechpartner
2. Produkte, Dienstleistungen und Marktumfeld
Ergänzend zur Unternehmensvorstellung und zur qualitativen Aufwertung Ihres Lastenhefts wäre es wünschenswert, wenn Sie zusätzlich Ihre Produkte/ Dienstleistungen, Alleinstellungsmerkmale sowie das Marktumfeld genauer beschreiben.
Folgende Fragestellungen können dabei helfen:
- Welche Produkte/ Dienstleistungen bieten Sie Ihren Kunden an?
- Was sind die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens?
- Wer sind die Marktbegleiter Ihres Unternehmens?
- Was unterscheidet Sie von den Marktbegleitern? Wo liegen Ihre Alleinstellungsmerkmale?
- Was wollen Sie in Zukunft mithilfe eines ERP-Systems erreichen?
3. Aktuelle IT-Infrastruktur
Wie sieht Ihre aktuelle IT-Infrastruktur aus? In diesem Punkt sollten Sie die relevante IT-Infrastruktur für die Implementierung einer neuen ERP-Software beschreiben. Hierüber gewährleisten Sie den ERP-Anbietern einen Einblick in Ihre aktuelle Systemlandschaft.
Arbeit Ihr Unternehmen aktuell mit einem Windows-Server und verschiedenen Microsoft Office Applikationen (Word, Excel & Co)? Vielleicht haben Sie aber auch schon ein ERP-System. Dann ist es wichtig zu wissen, warum Sie das ERP-System wechseln wollen oder auch müssen.
- Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welches?
- Worin liegt die Motivation ein neues ERP-System einzuführen?
- Gibt es weitere Softwarelösungen, die per Schnittstelle angebunden werden müssen? (z.B. CAD-Programme, Zeiterfassung, Produktionsleitstand)
- Wie viele User sollen mit dem zukünftigen ERP-System arbeiten?
4. Prozessorientierte Beschreibung funktionaler Anforderungen
Beschreiben Sie in diesem Punkt die Ergebnisse Ihrer Anforderungsanalyse, welche Sie aus den strategischen Zielen ableiten und aus den Gesprächen mit den einzelnen Fachabteilungen sammeln konnten.
Folgende Hinweise sollten Sie dabei berücksichtigen:
- Erklären Sie die Prozesse und Anforderungen so, dass auch externe Personen sie verstehen
- Fokussieren Sie sich auf das Notwendige - keine unnötigen Details
- Standardfunktionen nur kurz anreißen
- Gehen Sie ausführlich auf Besonderheiten ein und auf Anforderungen die zu Missverständnissen führen könnten
- Minimierung oder Aussparung von Nice to have Funktionen
5. Zielsetzung
Um nicht das Ziel im Rahmen der ERP-Einführung aus dem Blick zu verlieren, sollten Sie auch die festgelegte Vorgehensweise und das zu erwartende Ergebnis mit Abschluss der ERP-Einführung dokumentieren. Entwickeln Sie Ziele für Ihre Unternehmung, anhand derer Sie den Erfolg des Projektes messen können. So haben Sie auch schon während des Projektes die Möglichkeit, die Ergebnisse von erreichten Meilenstein mit den Zielvorgaben abzugleichen.
6. Zeitplan
Planen Sie für die Erstellung eines Lastenhefts und der damit einhergehenden Vorbereitung auf ein ERP-Projekt ca. 1 - 3 Monate (je nach Unternehmensgröße/ Anzahl Abteilungen/ Anzahl Mitarbeitern) ein. Damit diese Zeit so effizient wie möglich abläuft, sollten Sie die folgenden Fragestellungen berücksichtigen:
- Wann sollen die Analyseworkshops im eigenen Haus stattfinden?
- Wer ist in den Erstellungsprozess einzubinden?
- Bis wann soll das Lastenheft fertiggestellt werden?
- Wie viel Zeit lassen Sie den ERP-Anbietern für die Bearbeitung Ihres Lastenhefts?
- Wann soll mit der ERP-Einführung begonnen werden?
Fazit
Ein ERP-Lastenheft bietet bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters eine gute Orientierung und bildet den Grundstein für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Die Anforderungen innerhalb des Lastenhefts spiegeln Ihre Erwartungen an eine ERP-Software wieder und dient Ihnen somit als Leitfaden durch den Auswahlprozess. Bei der Erstellung eines Lastenhefts kommt es darauf an, die strategischen Unternehmensziele nicht aus dem Blick zu verlieren, die Anforderungen aus einer prozessorientierten Sicht zu beschreiben und sich dabei auf das "Was" und "Warum" (Lösungsneutral) zu konzentrieren.
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