Der Weg zum papierlosen Büro ist nicht so weit, wie man denken könnte. Man hört zwar oft: Die Menschen wollen etwas in der Hand haben – eine Vorlage, eine Notiz, eine Akte. Oft stimmt das gar nicht! Die meisten wären froh, wenn sie sich vom Papier befreien könnten. Die Frage ist, ob sie es können. Wir sagen: Natürlich! Lassen Sie uns mit dem Papier ungeduldig sein…
Papier ist geduldig. Wir nicht!
Unternehmensprozesse werden immer komplexer und gleichzeitig schneller. Agiles Arbeiten ersetzt starre Strukturen. Homeoffice und globale Vernetzung erzwingen digitale Transformation. Deren Umfang ist in der Umbruchphase der letzten Jahre überhaupt erst greifbar geworden. Gleichzeitig erscheinen die Themen Sicherheit, Transparenz und Kontrolle durch die jüngsten Entwicklungen wichtiger denn je. Es geht darum, dass Beste der beiden Welten – analog und digital – zu verbinden. Hier die Übersichtlichkeit der analogen Welt, dort die unbegrenzten Möglichkeiten des digitalen Zeitalters. Bleibt alles anders? Natürlich!
Entscheidend ist, was wir daraus machen!
Ein wichtiger Baustein, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern, ist ein hervorragend strukturiertes, digitales Dokumentenmanagement. Wir unterscheiden Enterprise Content Management (ECM) – gemeint sind sämtliche Technologien zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Content – und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die als Teil des Enterprise Content Managements die Arbeit mit Dokumenten strukturieren. ECM umfasst neben Dokumenten auch wenig strukturierte Inhalte wie E-Mails, Fachartikel oder Notizen. DMS befassen sich ausschließlich mit Dokumenten des eigentlichen Geschäftsvorgangs. Früher hätte man »Geschäftspapiere« dazu gesagt.
Mit einem zeitgemäßen Dokumentenmanagement-System finden, bearbeiten und koordinieren ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente aller Art schnell und standortunabhängig. Kritische Geschäftsprozesse lassen sich schnell und agil gestalten. Das erhöht sowohl die Arbeitsqualität als auch die Zufriedenheit aufgrund der hohen Transparenz der Dokumentenprozesse. Ihre Teams profitieren von einer besseren Rechtssicherheit, was beispielsweise den Datenschutz angeht. Alle Bearbeitungsschritte sind ausführlich dokumentiert und in einer bestimmten Reihenfolge vorgegeben.
Ihre Geschäftsprozesse werden effizienter, Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger.
Dennoch reagieren viele mittelständische Firmen zurückhaltend auf die neuen Möglichkeiten. Man kann sogar sagen: Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Zurückhaltung. Woran das liegt? Kleine und mittelständische Unternehmen fürchten oft hohe Projektinvestitionen in Funktionen, die sie nicht benötigen. Oder der vermeintliche Implementierungs- und Beratungsaufwand für die Software schreckt ab. Tatsächlich ist es jedoch so, dass das effiziente Ablegen und Abrufen von Dokumenten unterm Strich Kosten spart. DMS rechnet sich in kürzester Zeit und dient als nachhaltige Investition in die Zukunft. Vorkonfigurierte Szenarien und Module wie E-Mail-Archivierung oder Personalmanagement erleichtern den Arbeitsalltag.
Das papierlose Büro hilft, Stolpersteine rund um die DSGVO zu vermeiden und ist revisionssicher.
Kurzum: Viele gute Gründe, mit Papier nicht allzu geduldig zu sein und die Digitalisierung wirklich in Angriff zu nehmen.
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