Im Geschäftsalltag gewinnen elektronische Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Trotzdem nutzen vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte digitale Formate wie das PDF-Format. Wir möchten Ihnen hier nahelegen, warum es sich lohnt, auf E-Rechnungen und automatisierte Rechnungsprozesse umzusteigen.
Papierrechnungen ade: 5 Gründe für digitale Rechnungsprozesse
Sehr erfreulich ist die Tatsache, dass laut dem Digitalverband Bitkom mittlerweile 43 Prozent der Unternehmen E-Rechnungen versenden. Im Vergleich zum Jahr 2018 hat sich dieser Anteil mehr als verdoppelt, denn damals waren es lediglich 19 Prozent. Eine E-Rechnung zeichnet sich durch ihr strukturiertes elektronisches Format aus, beispielsweise durch EDI, XRechnung oder ZUGFeRD, welches eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Es ist anzunehmen, dass die steigende Beliebtheit der E-Rechnung auf verschiedene Faktoren zurückzuführen ist. Unter anderem haben Lieferanten des Bundes seit November 2020 die Verpflichtung, ihre Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD einzureichen, was sicherlich zu einem Anstieg der Nutzung beigetragen hat.
Trotzdem gibt es immer noch zahlreiche Unternehmen, die weiterhin unstrukturierte Rechnungsformate bevorzugen. Laut einer aktuellen Studie verwenden 60 Prozent der Unternehmen digitale Rechnungen im PDF-Format und 87 Prozent setzen immer noch auf Papierrechnungen.
In vielen Unternehmen werden eingehende elektronische Rechnungen noch immer ausgedruckt und auf einem komplizierten Weg durch die verschiedenen Abteilungen weitergeleitet. Dies kann zu Problemen führen, wenn der zuständige Mitarbeiter ausfällt oder Rückfragen aufkommen, die eine Suche nach den Papierbelegen erfordern. Das Unternehmen verliert dadurch nicht nur Skonto, sondern kann auch mit Mahngebühren und einem schlechten Ruf konfrontiert werden. Es ist daher dringend geboten, hier aktiv zu werden und eine effiziente Lösung zu finden.
5 Gründe für digitale Rechnungsprozesse
Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung und -eingangsverarbeitung können aufwendige und kostspielige Prozesse effektiv optimiert werden. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen können aufgrund ihrer überschaubaren Strukturen schnell von den Vorteilen gegenüber papiergebundenen Rechnungsprozessen profitieren. Hierzu zählen unter anderem:
Kostenersparnis
Elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden, ist nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch kosteneffizienter. Eine Bitkom-Studie hat gezeigt, dass allein in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben werden. Durch die digitale Verarbeitung eingehender Rechnungen können Unternehmen zudem von einem verbesserten Workflow profitieren und bis zu 70 Prozent des Aufwands im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen einsparen. Nutzen Sie also die Vorteile der Digitalisierung und sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch Zeit und Ressourcen.
Zeitgewinn
Durch den Einsatz von elektronischen Ausgangsrechnungen können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Das Ausdrucken und Kuvertieren von Rechnungen gehört der Vergangenheit an. Stattdessen können Rechnungen einfach per E-Mail verschickt werden, was nicht nur schneller, sondern auch umweltfreundlicher ist.
Im Vergleich zu Papierrechnungen, die oft mehrere Tage unterwegs sind, erreichen E-Mail-Rechnungen den Empfänger sofort. Das bedeutet, dass Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden, ihr Geld schneller erhalten und somit ihre Liquidität verbessern können.
Darüber hinaus bietet die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) enorme Vorteile. Unternehmen können so viel Zeit sparen, da sie nicht mehr manuell Rechnungen bearbeiten und archivieren müssen. Stattdessen können sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr Geschäft weiter ausbauen.
Verfügbarkeit
Papierrechnungen sind oft schwer zu finden, da sie entweder auf Freigabetour im Unternehmen unterwegs sind oder in den Tiefen von Aktenordnern versteckt liegen. Das kann zeitaufwendig und frustrierend sein, da man vor Ort sein muss, um das gesuchte Dokument zu finden. Im Gegensatz dazu sind elektronische Rechnungen digital gespeichert und können von überall aus abgerufen werden. Das bedeutet, dass alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen können, ohne an einen bestimmten Ort gebunden zu sein.
Darüber hinaus bietet die digitale Aufbewahrung von Rechnungen die Möglichkeit, sie mobil zu prüfen und freizugeben. Das ist besonders praktisch, wenn der Vorgesetzte geschäftlich unterwegs ist und schnell handeln muss. Auch bei Rückfragen oder Klärfällen ist die Buchhaltung dank der digitalen Speicherung schnell auskunftsfähig, da das entsprechende Dokument sofort zur Verfügung steht.
Insgesamt bietet die digitale Aufbewahrung von Rechnungen viele Vorteile und erleichtert den Rechnungsfreigabeprozess erheblich. Es lohnt sich also, auf elektronische Rechnungen umzusteigen und von den zahlreichen Möglichkeiten zu profitieren.
Bessere Arbeitsabläufe
Die fortschrittlichen digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtern den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen enorm. Der Empfänger der Rechnung kann die Daten dank spezieller Finanzbuchhaltungssoftware einfach auslesen und direkt in sein Buchungssystem übertragen lassen. Auf diese Weise wird die fehleranfällige manuelle Datenerfassung vermieden und wertvolle Zeit gespart.
Ein weiterer Vorteil elektronischer Rechnungen ist, dass sie nicht auf dem Schreibtisch eines abwesenden Mitarbeiters liegen bleiben. Stattdessen werden sie automatisch per E-Mail an den Stellvertreter weitergeleitet. So geht keine wichtige Information verloren und der Geschäftsbetrieb kann reibungslos weiterlaufen.
Leichte und sichere Archivierung
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen ist heutzutage ein Kinderspiel - ohne lästige Aktenordner oder Archivstellfläche. Stattdessen können die digitalen Dokumente einfach und platzsparend in einem DMS gespeichert werden. Und das Beste daran: Die digitalen Rechnungen bleiben im Original dauerhaft gut lesbar, auch bei Thermobelegen, die oft schnell verblassen. Zusätzlich werden Änderungen am Ursprungsdokument vom System protokolliert, was den Anforderungen der GoBD an die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten entspricht. Durch die digitale Aufbewahrung sind die Rechnungen zudem leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.
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