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Ihr Unternehmen expandiert ins Ausland? Glückwunsch! Im Zeitalter der Globalisierung – und dieses Zeitalter ist sicher noch lange nicht zu Ende! – führt unternehmerisches Wachstum beinahe zwangsläufig über staatliche Grenzen. Früher oder später werden Sie Ihre erste Rechnung ins Ausland stellen. Aber in welches Ausland? Handelt es sich um ein EU-Land oder um ein sogenanntes Drittland, also ein Nicht-EU-Land? Ebenfalls wichtig: Handelt es sich beim Rechnungsempfänger um ein Unternehmen (B2B) oder eine Privatperson (B2C)?

In dieser Konstellation stellen Sie Ihre Rechnung ohne Umsatzsteuer. Der Rechnungsempfänger versteuert die Leistung zu dem in seinem Land geltenden Steuersatz und setzt den Betrag als Vorsteuer ab. Damit zahlt unterm Strich keiner der Beteiligten Umsatzsteuer, es kommt aber zu einer Umkehr der »Steuerschulderschaft«. Für Deutschland regelt dieses sogenannte Reverse-Charge-Verfahren § 13b UstG (»Leistungsempfänger als Steuerschuldner«).

Bitte achten Sie bei der Rechnungslegung auf folgende Punkte:

• Sowohl Sie als auch Ihr ausländischer Rechnungsempfänger müssen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen. Beide Nummern sind auf der Rechnung anzugeben. Auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern sollten Sie die Gültigkeit der Umsatzsteuer Ihres Kunden prüfen. Wenn Sie dies nicht tun und es stellt sich später heraus, dass die Angaben falsch sind, müssen Sie schlimmstenfalls für die Umsatzsteuer geradestehen!
• Versehen Sie Ihre Rechnung mit einem Reverse-Charge-Vermerk. Hierfür gibt es keinen vorgeschriebenen Wortlaut. Möglich wäre eine Formulierung wie »Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UstG«.
• Die IHK Pfalz bietet auf Ihrer Website eine Reihe von Übersetzungen für diesen Vermerk.
• Buchen Sie Ihre Ausgangsrechnung als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung. Das deutsche Steuerrecht trennt scharf zwischen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen und »sonstigen Leistungen« von Künstlern, Sportlern, Monteuren, Personenbeförderungs- und Restaurationsdienstleistern, die gesondert behandelt werden.
• Mit Ihrer Umsatzsteuererklärung müssen Sie eine »Zusammenfassende Meldung« über Ihre innergemeinschaftlichen Lieferungen und/oder Leistungen an das Bundeszentralamt für Steuern senden. Nähere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie hier.
• Liefern Sie eine Ware oder Leistung »an sich selbst«, zum Beispiel wenn Sie in einem anderen EU-Land ein Tochterunternehmen führen, gelten diese Regelungen ebenfalls. Das Finanzamt verlangt eine »Pro-forma-Rechnung« und dass Sie die Lieferung im anderen Land selbst versteuern.
• Eine Sonderregelung gilt zudem, wenn der Rechnungsempfänger in einem anderen EU-Land unter die dort geltende Kleinunternehmerregelung fällt. Dann ist die die Lieferung wie gegenüber einem Verbraucher steuerpflichtig (siehe unten: Fall 3). Von dieser Regelung ausgenommen ist der Versandhandel.

Ihre Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie die an ein innerdeutsches Unternehmen. Mit einer Ausnahme: Sie stellen Ihre Rechnung ohne die deutsche Umsatzsteuer. Wenn Sie mögen, können Sie in Ihrem Rechnungstext darauf hinweisen, dass die Rechnung im Inland nicht steuerpflichtig ist. Das ist aber keine Pflicht!

Anders als die Rechnung aus Fall 1, deren Empfänger ein Unternehmen in einem EU-Land ist, müssen Sie Rechnungen, die an einen Empfänger in einen Nicht-EU-Land gehen, nicht in der erwähnten »Zusammenfassenden Meldung« angeben, wohl aber gesondert in der Umsatzsteuer-Voranmeldung aufführen.

Beachten Sie außerdem: Einige Nicht-EU-Ländern verlangen, dass Sie sich dort umsatzsteuerlich registrieren lassen. Es empfiehlt sich deshalb immer, vor Rechnungslegung die steuerlichen Regelungen des Empfängerlandes zu recherchieren.

Rechnen Sie – last but not least – mit längeren Fristen bis zum Zahlungseingang. Einfache Überweisungen wie innerhalb der Europäischen Union sind bei einem sogenannten Drittland nicht möglich. Klären Sie gegebenenfalls im Vorfeld, wie die Überweisungsgebühren zwischen Rechnungssteller und -empfänger aufgeteilt werden.

Gut zu wissen:
Übersteigt eine Auslandszahlung den Betrag von 12.500 Euro, müssen Sie die Deutsche Bundesbank informieren!

In diesem Fall weisen Sie die Umsatzsteuer wie bei einer innerdeutschen Rechnung aus. Egal ob Ihre Kunden innerhalb oder außerhalb der EU ansässig sind, handelt es sich um Verbraucher, sind Ihre Leistungen im Inland steuerbar.

Doch es gibt auch hier eine Ausnahme: Betrifft Ihre Rechnung elektronische Dienstleistungen, müssen Sie die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes in Rechnung stellen. Sie müssten sich deshalb in jedem Land, in dem Sie Kunden haben, umsatzsteuerlich registrieren lassen. Um dies zu vermeiden, wurde ein vereinfachtes Verfahren eingeführt, mit einer Meldestelle für alle Umsätze. Informationen zu diesem Verfahren finden Sie unter den Stichworten »Kleine Einzige Anlaufstelle (KEA)«, »Mini-One-Stop-Shop (MOSS)« oder »One-Stop-Shop (OSS)«.

Für Rechnungen an Kunden im Ausland gilt die übliche zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Haben Sie Waren in ein anderes EU-Land geliefert, müssen Sie außerdem nachweisen, dass die Ware am Bestimmungsort angelangt ist. Dieser Nachweis kann durch eine sogenannte »Gelangensbestätigung« erbracht werden. Diese können Sie bei der IHK München herunterladen.

Liegt keine Gelangensbestätigung vor, können Sie die Ankunft der Ware beim Empfänger unter anderem mit folgenden Dokumenten belegen:

• Frachtbrief mit Unterschrift des Lieferanten und des Empfängers
• Bestätigung des Frachtführers, dass er die Ware übernommen hat (Konnossement)
• Bescheinigung des beauftragten Spediteurs
• Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Versand der Ware bis zur Ablieferung beim Adressaten transparent und nachvollziehbar darstellt
• Transportversicherungen
• Posteinlieferungsscheine