Kostentreiber Nr. 1: Augen zu und durch

Natürlich wollen Sie so schnell wie möglich die Vorteile Ihres neuen ERP-Systems nutzen. Dennoch sollten Sie sich genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen. Denn wenn die genauen Anforderungen nicht von Anfang an klar sind, steht das Projekt bereits auf wackligen Füßen, ehe es richtig losgeht. Wenn der gemeinsame Horizont fehlt, lassen sich die unterschiedlichen Wünsche aus den einzelnen Abteilungen Ihres Unternehmens kaum unter einen Hut bringen. In der Folge wachsen die Anforderungen an den Funktionsumfang und die Individualisierung der einzelnen Funktionsbereiche und es ist schwer, die einmal geweckten Erwartungen wieder zu dämpfen.

Kostentreiber Nr. 2: Nachlässige Analyse

Seriöse ERP-Anbieter analysieren zunächst Ihre Vorgaben, erstellen ein Fachkonzept und weisen auf mögliche Schwachstellen hin. Es nützt nichts, wenn die Ziele zu Beginn der Zusammenarbeit nur vage definiert oder nur akute Mängel in den Blick genommen werden, ohne die Hintergründe zu besprechen. Bei den meisten ERP-Projekten ist nicht auf Anhieb ersichtlich, ob die Zieldefinition Fehler aufweist. Es kommt häufig vor, dass zwar Probleme bekannt sind, deren Ursachen jedoch im Dunkeln liegen. Diese Hintergründe zu beleuchten, ist das Ziel einer gründlichen Bedarfsanalyse, die am Anfang eines jeden ERP-Projektes stehen sollte.

Kostentreiber Nr. 3: Festhalten am Wasserfall

Die klassische Wasserfall-Methode basiert auf dem Dreiklang Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung. Die User bekommen das neu aufgesetzte ERP-System erst relativ spät live zu sehen. Häufig heißt es dann: Da haben wir aber etwas vergessen! Oder: So haben wir uns das nicht vorgestellt! Dieses Problem lässt sich umgehen, wenn anstelle langer Konzeptionsphasen schnell ein Prototyp entsteht, mit dessen Hilfe sich Fehler früh aufspüren und Änderungswünsche schneller berücksichtigen lassen. Auf diese Weise können Sie die Software optimal auf Ihre Bedürfnisse anpassen: Customizing ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt. Die Prototyp-Methode spart Zeit, Geld und Nerven!

Kostentreiber Nr. 4: Zu viele Sonderwünsche

Wenn sie Prozesse über mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen erstrecken, kann es schnell knifflig werden. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen die ERP-Einführung zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder zu einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme. Gibt es in den Unternehmen dann auch noch Bereiche, denen die Geschäftsführung besondere Spielräume zugesteht, werden diese Abteilungen versuchen, die neue ERP-Lösung in besonderem Maße an ihre Bedürfnisse anzupassen und eigene Nischenprozesse, die im Tagesgeschäft kaum eine Rolle spielen, per Anpassungsprogrammierung hinzuzufügen. Behalten Sie Ihre eingangs definierten Ziele im Blick und schieben Sie Sonderwünschen rechtzeitig einen Riegel vor!

Kostentreiber Nr. 5: Falsch gesetzte Prioritäten

Software ist Chefsache. Es stimmt einfach nicht, dass die Einführung eines ERP-Systems größtenteils im Hintergrund abläuft und kaum Ressourcen bindet. Schließlich handelt es sich um das zentrale Nervensystem Ihres Unternehmens. Jeder einzelne Mitarbeiter muss sich auf die Veränderung einlassen, sonst kann das Projekt keinen Erfolg haben. Die Geschäftsführung ist gut beraten, sich intensiv mit den Implementierungsprozessen zu beschäftigen. Natürlich haben aktuelle Kundenprojekte grundsätzlich Vorrang. Aber: Je weniger Priorität Sie der ERP-Einführung gewähren, desto länger dauert es bis zur Fertigstellung – und desto höher sind die Kosten.