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Voraussetzungen
 

Die ERP-Einführung ist kein kleines Projekt. Sie bindet viele Ressourcen. Da wären zunächst einmal die Projektkosten – von der Anschaffung der Software über die Aufwände für eine geeignete IT-Infrastruktur und die Anpassungen des Systems bis zu den Schulungen für Ihre Mitarbeiter und zum Support. Darüber hinaus müssen Sie genügend Arbeitszeit einkalkulieren, für Planung, Durchführung und Controlling. Wichtige Faktoren sind dabei die Einarbeitungszeit Ihrer Mitarbeiter und die Implementierung Ihrer Geschäftsprozesse. Können Sie diese Ressourcen aufbringen, steht dem Projektstart nichts mehr im Wege.

Anforderungsanalyse
 

Die Analyse ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu belastbaren Zielen. Stellen Sie sich die Frage, was ein ERP-System leisten muss, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Legen Sie den Fokus vor allem auf den technologischen und den funktionalen Aspekt. Beziehen Sie in Ihre Überlegungen auch die Vorstellungen Ihrer Mitarbeiter ein. Die Einführung des ERP-Systems sollte sich für alle Abteilungen Ihres Unternehmens positiv auswirken. Dokumentieren Sie alle Anforderungen und fassen Sie diese zu einem einheitlichen Anforderungskatalog zusammen.

Ziele – der Inhalt
 

Auf Grundlage der Anforderungsanalyse können Sie nun die Ziele aufstellen, die Sie mit Ihrem ERP-System erreichen wollen. Fokussieren Sie sich dabei nicht nur auf gegenwärtige Anforderungen, sondern denken Sie auch in die Zukunft! Ihr Unternehmen wird sich weiterentwickeln, das ERP-System sollte langfristig einen profitablen Beitrag für Ihre Geschäftsprozesse leisten.

Für die Zielbestimmung können Sie sich an drei Leitfragen orientieren:

• Wie laufen unsere aktuellen Geschäftsprozesse ab?
• Wie sollen unsere Geschäftsprozesse künftig ablaufen?
• Wie kann das ERP-System uns dabei unterstützen?

Ziele – die Form
 

Im nächsten Schritt präzisieren Sie die im vorherigen Schritt dokumentierten Ziele und bringen sie in die richtige Form. Hierzu eignet sich die SMART-Methode. SMART steht für „spezifisch“, „messbar“, „attraktiv“, „realistisch“ und „terminiert“.

Spielen wir diese Methode an einem Beispiel durch. Ihr Ziel lautet: „Wir wollen Kundenakten aussondern und Kundendaten zentral in einer Datenbank speichern.“

Dieses Ziel ist weder spezifisch, noch messbar, noch attraktiv, noch realistisch, noch terminiert. Schwierig! Machen wir es besser…

Spezifisch

Spezifische Ziele sind konkret und präzise formuliert. Kurz, knapp und mit allen notwendigen Details bringen Sie Ihre Anforderungen auf den Punkt – am besten in einem einzigen Satz. Überprüfen Sie, ob die Aussage immer noch falsch verstanden werden kann. Schließen Sie jeden Zweifel am Inhalt aus!

Beispiel: „Die Kundenakten sollen ausgesondert und Kundendaten innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert werden sowie für alle Mitarbeiter transparent als auch orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen.“

Messbar

Ihre Ziele sollten messbare Kriterien wie Zeitangaben oder Prozentsätze enthalten. Nur so können Sie im Nachhinein bewerten, ob sie wirklich erreicht wurden. „Der Umsatz soll gesteigert werden“ ist kein sinnvolles Ziel, denn niemand weiß, um wie viel Euro oder Prozent der Umsatz steigen soll. Besser wäre „Der Umsatz soll um 10 Prozent gesteigert werden“. Dieses Ziel ist ein Ansporn. Es lässt sich überprüfen.

Beispiel: „Alle Kundenakten sollen ausgesondert und jegliche in den Kundenakten enthaltenen Kundendaten innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert werden sowie für alle Mitarbeiter transparent als auch orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen.“

Attraktiv

Ein Ziel sollte so formuliert sein, dass sich die Mitarbeiter dafür begeistern können. Positive Formulierungen spielen hierbei eine wichtige Rolle, um auch den Sinn zu verdeutlichen. Das Ziel soll innerhalb des Unternehmens auf Akzeptanz stoßen und Unterstützer finden. Wenn sich Ihre Mitarbeiter mit einem Ziel identifizieren können, werden sie motiviert am Ball bleiben.

Beispiel: „Alle Kundenakten sollen ausgesondert und jegliche in den Kundenakten enthaltenen Kundendaten innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert werden sowie für alle Mitarbeiter transparent als auch orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen, um unseren Mitarbeitern das Durchsuchen von Akten zu ersparen.“

Realistisch

„Realistisch“ und „Attraktiv“ hängen eng miteinander zusammen. Ziele sollten wirklich machbar sein. Dazu sollten Sie fachkundige Mitarbeiter in die Zieldefinition einbeziehen, um am Ende nicht auf unerreichbare Ziele hinzuarbeiten. Realistische Ziele sind wichtig für die Motivation. Ohne Licht am Ende des Tunnels kann es schwer werden, die Begeisterung für die Arbeit am Projekt aufrechtzuerhalten. Außerdem trägt die Einbeziehung der Mitarbeiter dazu bei, dass alle sich mit Ihren Zielen identifizieren!

Terminiert

Die Formulierung sollte immer einen Zeitpunkt enthalten, bis zu dem das Ziel erreicht sein soll. Dieser Aspekt ist sehr wichtig für die Planung des Projektes. So vermeiden Sie Zeitdruck und können aufeinanderfolgende Ziele besser koordinieren. Das stärkt die Motivation, und es entsteht wieder ein messbarer Wert.

Beispiel: „Innerhalb von 6 Monaten, bis zum 01.01.2022 sollen alle Kundenakten ausgesondert und jegliche in den Kundenakten enthaltenen Kundendaten innerhalb einer zentralen Datenbank gespeichert werden sowie für alle Mitarbeiter transparent als auch orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen, um unseren Mitarbeitern das Durchsuchen von Akten zu ersparen.“

Fazit
 

Klug formulierte Ziele ermöglichen eine deutlich bessere Kontrolle. Klare Handlungsabläufe steigern die Motivation und erhöhen die Erfolgschancen. Zwar ist die Definition der Ziele nicht immer ganz einfach und erfordert eine gründliche Vorbereitung, doch der Aufwand lohnt sich! Auf dieser Basis können Sie beruhigt mit der Umsetzung beginnen. Ihr Unternehmen ist perfekt vorbereitet.