Download AnydeskDas von der myfactory am 07.03.2022 veröffentlichte Service Pack SP7.2 – 454 enthält ca. 210 Änderungen und Erweiterungen. Wir haben für Sie alle Umsetzungspunkte gesichtet und stellen Ihnen mit diesem Beitrag die relevanten Neuerungen vor.
myfactory Service Pack SP 7.2 / 454 - Unsere Top 10
Allgemein - Erweiterung der E-Mail Funktionalitäten
1. Neue Option, Aufgabe an User bei fehlerhaften Postfach-Abruf
Im Bereich der globalen E-Mail Konfiguration gibt es nun die Möglichkeit einen Benutzer (User) zu informieren, wenn ein gemeinsames Postfach nicht bzw. fehlerhaft abgerufen wurde. Der zugeordnete Benutzer erhält daraufhin eine Information per Aufgabe von der myfactory. Auf öffentliche bzw. gemeinsame Postfächer haben in der myfactory alle Benutzer Zugriff. Oftmals handelt es sich hierbei um Postfächer wie info@, sales@ oder service@, über welche eine gemeinsame Kommunikation mit dem Kunden stattfindet.
Allgemein - Erweiterung des Workflow-Managements
2. Automatischer Mailversand nun mit Einschränkung auf Dokumentengruppe
Mit dieser Option können die an einer Workflow-Mail angehängten Dokumente nach Dokumentengruppen eingeschränkt werden.
Was ist ein Workflow?
Unter einem Workflow versteht man im allgemeinen einen teilautomatisierten bzw. vollautomatisierten Prozess, welcher duch ein definiertes Eriegnis ausgelöst wird. Innerhalb der myfactory wird diese Funktion auch "Folgeaktionen" genannt.Ein klassisches Beispiel für einen Workflow/ Folgeaktion ist der gesonderte Freigabeprozess von Bestellungen durch eine zweite Person, wenn der Belegwert eine bestimmte Summe überschreitet. Dabei wird eine zweite Person per Aufgabe oder E-Mail informiert, dass eine Freigabe erforderlich ist.
ERP - Erweiterung verschiedener Auswertungen im Bereich Lager
3. Auswertungen in Bezug auf älteste Lagerbestände um Varianten- und Lagerplatzanzeige erweitert
Die Auswertungen "Älteste Lagerbestände" und "Älteste nicht verwendete Artikel" wurden mit dem aktuellen Service Pack 454 der Version 7.2 um eine Varianten- und Lagerplatzanzeige erweitert.
Grundsätzlich ermöglicht Ihnen diese Auswertung, eine Liste Ihrer ältesten, bisher verwendeten Lagerbestände auszugeben. Mit der neuen Checkbox "Varianten anzeigen" wird diese Auswertung um eine Spalte "Variante" erweitert. Nun wird der Lagerbestand pro Variante (bei Pullovern z.B. S, L, XL,XXL etc.) ausgegeben. Das Aktivieren der neuen Checkbox "Lagerplätze anzeigen" bewirkt hingegen, dass in der bereits vorhandenen Spalte "Lagerort" nicht mehr das Hauptlager, sondern der Lagerplatz dargestellt wird.
ERP - Erweiterung Funktionsumfang Anzahlungs- und Schlussrechnung
4. Eingabemöglichkeit von Prozentwerten bei Anzahlungsrechnungen
Mit der myfactory haben Sie die Möglichkeit, Anzahlungsrechnungen sowie die dazugehörigen Schlussrechnungen zu erstellen. Damit Sie diese Funktion in Ihrer myfactory auch nutzen können, sollten Sie vorab die entsprechenden Einstellungen im dazugehörigen Konfigurationsdialog setzen. Diesen erreichen Sie über den Menüpunkt: Verkauf -> Grundlagen -> Konfiguration -> Konfiguration Anzahlungsrechnungen.
Initial wird eine Anzahlungsrechnung aus der vorhergehenden Auftragsbestätigung erstellt. In diesem neuen Beleg wurde nun automatisch, der in der Konfiguration hinterlegte Artikel für Anzahlungsrechnungen, eingetragen und die eigentlichen Positionen der Auftragsbestätigung wurden lediglich als Text-Positionen übernommen. Dieser Sachverhalt kann auch über den folgenden Bildausschnitt nachvollzogen werden.
Um den Wert der Anzahlungsrechnug festzulegen, musste bisher der entsprechende prozentuale Betrag händisch ausgerechnet werden. Mit diesem Service Pack rechnet die myfactory nun eigenständig diesen Wert für Sie aus. Dazu tragen Sie lediglich den gewünschten Prozentwert in das Feld des Einzelpreises in der Zeile des Anzahlungsartikels.
5. Neue Belegart "Teilrechnung" mit Ausweis in Schlussrechnungen
In den Prozess der Anzahlungs- und Schlussrechnung, welcher bereits im Punkt 4 dieses Newsbeitrags beschrieben wurde, ist nun die neue Belegart "Teilrechnung" hinzugekommen. Diese neue Belegart funktioniert grundsätzlich wie eine "normale" Rechnung, wird jedoch bei der Stellung einer Schlussrechnung mit ausgewiesen.
Praxisbeispiel:
Als Ausgangssituation erstellen Sie für Ihren Kunden eine Auftragsbestätigung über einen Artikel, welcher zu 5 Stück je 1000 € in diesem Beleg ausgewiesen wird. Vereinbart haben Sie eine Anzahlung von 10% (500€), welche Sie über eine Anzahlungsrechnung Ihrem Kunden in Rechnung stellen.
Im Verlauf erfolgt eine Teillieferung über 2 Stück. Dafür erstellen Sie aus der Auftragsbestätigung einen Lieferschein. Natürlich möchten Sie diese Teillieferung auch direkt verrechnen, dazu wird aus dem Lieferschein die neue Belegart "Teilrechnung" erstellt.
Die noch offenen 3 Stück aus der Auftragsbestätigung werden nun ebenfalls an Ihren Kunden ausgeliefert, so dass der Auftrag vollständig geliefert wurde. Um den kompletten Vorgang abzuschließen, erstellen Sie nun eine Schlussrechnung aus der initialien Auftragsbestätigung.
Im folgenden Bildausschnitt sehen Sie eine Schlussrechnung, in welcher der komplette Vorgang nochmals für Ihren Kunden aufgeschlüsselt wird. Unter anderem auch der Ausweis der Teilrechnung, welche natürlich dann in der Schlussrechnung abgezogen wird.
FMS - Erweiterungen im Bereich Finanzbuchhaltung
6. Neuer Assistent für Abgrenzungsbuchungen
Dieser Assistent erlaubt Ihnen eine periodengerechte Abgrenzung Ihrer Aufwendungen und Erlöse. Dazu generiert der Assistent einerseits eine Hauptabgrenzungsbuchung und andererseits einzelne periodengemäß aufgeteilte Abgrenzungsbuchungen. Eine Voraussetzung für erfolgreiche Abgrenzungsbuchungen ist ein dem Aufwands- bzw. Erlöskonto zugeordnetes Abgrenzungskonto. Das betreffende Aufwands- bzw. Erlöskonto weist dabei den abzugrenzenden Betrag aus. Eine weitere Voraussetzung ist das Hinterlegen einer Abgrenzungsperiode (von/bis) in der Beleg- oder Buchungserfassung.
Was ist eine Abgenzungsbuchung?
Eine Abgrenzungsbuchung dient der periodengerechten Zuordnung des Erfolgs eines Unternehmens, da es in der Praxis häufig zu einer zeitlichen Verschiebung zwischen dem Zahlungseingang und der tatsächlichen Leistungserbringung kommen kann.
7. Neue Funktionen zum OP-Bereinigen für Kunden- und Lieferanten-Ops
Die Menüpunkte "OP-Bereinigen Kunden" bzw. "OP-Bereinigen Lieferanten" sind innerhalb der Grundlagen der myfactory Finanzbuchaltung neu hinzugekommen. In den jeweiligen Dialogen können Sie sich eine Liste aller offenen Posten anzeigen lassen.
Über Aktivierung der Checkbox "Ausbuchen" wird der jeweilige offene Posten nicht nur auf den Status "ausgebucht" gesetzt, im Hintergrund wird ebenfalls ein Zahlungseingang mit dem aktuellen Anmeldedatum erzeugt. Dieser Prozess der Bereinigung wird über die gleichnamige Schaltfläche gesammelt angestoßen und gilt für alle offenen Posten welche über die Checkbox "Ausbuchen" markiert wurden.
Ebenfalls neu hinzugekommen ist eine Übersicht über die bereinigten offenen Posten (Menüpunkt: Rechnungswesen -> Grundlagen -> OP-Bereinigen -> Übersicht Bereinigung Kunden bzw. Lieferanten). Von dort aus haben Sie die Möglichkeit gegebenenfalls falsch erzeugt Ausbuchungen zurückzusetzen.
eCommerce - Erweiterungen
8. Neues Digitalisierungstemplate "Öffentliche Terminangebote"
Mit dem neuen Digitalisierungstemplate "Öffentliche Terminangebote" haben Sie die Möglichkeit auch bisher unbekannten Personen (Interessenten) Terminvorschläge zu unterbreiten. Zum Beispiel könnte ein Dienstleistungsunternehmen seine freien Termine auf einer Website veröffentlichen und somit auch Interessenten die Möglichkeit bieten, direkt einen dieser Termine zu buchen bzw. zu reservieren.
Um das neue Digitalisierungstemplate nutzen zu können, müssen Sie zunächst das neue Portal "Öffentliche Terminangebote (Bootstrap)" innerhalb des Menüpunkt Webportal -> Portale in die myfactory laden, um es dann über den Layoutdesigner weiter bearbeiten zu können.
Im Bereich der Kommunikation kann über den Menüpunkt "Öffentliche Terminangebote (Webportal)" die Konfiguration der Termine vorgenommen werden. Voraussetzung für die Konfiguration sind u.a. definierte Zeitmodelle und Ressourcen.
9. Neue Möglichkeit, an Kunden und Kundengruppen Versandarten für einen Webshop festzulegen
Was für Zahlungskonditionen schon seit länger Zeit funktioniert, steht nun auch für Versandarten zur Verfügung. Mit dieser neuen Möglichkeit können Sie sehr einfach mehrere Versandarten einem Kunden oder einer Kundengruppe zuordnen. Die getroffene Zuordnung wirkt sich dann auf den Checkout Prozess Ihres myfactory Webshops aus. Hier steht Ihrem Kunden dann nicht nur eine Versandart oder alle im System angelegten Versandarten zur Verfügung, sondern lediglich die von Ihnen getroffene Auswahl.
10. Neue Auswertung für Verkaufsbelege zu Gutscheinen
Über den Menüpunkt Webportal -> Webshop -> Gutscheine -> Auswertungen, finden Sie die neue Auswertung "Gutscheine mit Verkaufsergebnis". Diese Auswertung ermöglicht es Ihnen auf Basis eines bestimmten Gutscheins oder Gutscheincode den eigentlichen Wert einer Bestellung festzustellen. Darüber lassen sich beispielsweise Rückschlüsse ziehen, wie erfolgreich eine Gutscheinaktion tatsächlich war.
Neben dem Filter auf eine bestimmte Gutscheinaktion, kann auch auf eine bestimmte Belegart, einen bestimmten Kunden oder einen Belegdatumsbereich eingefiltert werden.
